Transformation

Die Welt der Verwaltungsorganisationen verändert sich rasant: neue Anforderungen, steigende Komplexität und Themen, für die es keine klaren Prozesse gibt. Das Rapid Solution Team (RST) der AGES Medizinmarktaufsicht zeigt, wie eine Organisation mit den 8 CONEVO-Entwicklungshebeln für Adaptive Organisationen schneller, fokussierter und lernorientierter handeln kann.

Ein klarer Sinn gibt Orientierung. Der Purpose des RST lautet: „Schnell Lösungen für komplexe Fragestellungen finden, für die es keine definierten Prozesse oder klare Ansprechpartner gibt.“ Damit hat sich das Rapid Solution Team ein starkes Selbstverständnis gegeben, das besonders die OE-übergreifende Lösungskompetenz in der AGES stärkt.

Adaptive Organisationen reagieren schnell. Der RST-Prozess arbeitet mit kurzen Schleifen, klaren Prüfungsschritten und einer einfachen Entscheidungslogik: „Gibt es bereits eine Lösung irgendwo im Haus?“ Oder „Ist es ein RST-Thema?“ Die wöchentlichen Weeklys und die Reviews/Retros ermöglichen eine kontinuierliche, rasche Steuerung.

Das RST arbeitet rollenbasiert statt hierarchie-getrieben:

• Rolle des Teams (RST)
• Rolle eines Teammitglieds
• Rolle des/der Koordinator:in
• Die Rolle der Linie im RST Die Rollen sind klar beschrieben, Verantwortlichkeiten eindeutig und von Zeit zu Zeit werden diese angepasst. Das sind alles wichtige Bausteine adaptiver Strukturen.

RST funktioniert deshalb gut, weil Selbstverantwortung und Autonomie ermöglicht wird. Die Führungskräfte geben Rückhalt, ermöglichen Ressourceneinsatz und vertrauen auf die Entscheidungskraft des Teams. Dadurch setzt Führung Kräfte frei! Das Team entscheidet bei aufwandsneutralen Themen selbständig – ein zentraler Hebel für Selbstverantwortung.

Das RST entscheidet im KonsenT-Prinzip: „Is it safe enough to try? Oder gibt es einen schwerwiegenden Einwand?“ Wenn nein – Umsetzung sofort. Wenn ja, wird der Einwand in den Entscheidungsvorschlag integriert (Integrativer Entscheidungsprozess). Alle TN kennen die Methodik und können sie moderieren. Diese Entscheidungsform stärkt Geschwindigkeit und reduziert Endlos-Diskussionen.

Das RST hat einen klar beschriebenen Ablauf für komplexe Themen – vom Eingang über Prüfentscheidungen bis zur Abarbeitung und Rückkopplung. Die Prozesse sind nicht „in Stein gemeißelt“, sondern werden von Zeit zu Zeit evaluiert und angepasst (Review, Retro) – ganz im Sinn einer adaptiven Organisation.

Wöchentliche kurze Weekly Meetings, regelmäßige Reviews und Retros (ca. im 3-Monats-Takt) schaffen einen systematischen Lernprozess. Das Team arbeitet auf Augenhöhe, nutzt Fehler als Lernchance und hält gemeinsame Spielregeln ein, z. B.: „Wir agieren rapid!“, „Wir übernehmen Verantwortung!“, „Wir lernen aus Fehlentscheidungen!“.

Das RST setzt digitale Tools konsequent ein: MS Teams Kanal zur Hauptkommunikation und der Ablage digitaler Formate, z.B. die Überblicksliste zur Themensteuerung. Erweitert werden KI Anwendungen für Such-, Filter- und Analysefunktionen, sowie zum Vorschlagen möglicher Lösungswege. Dabei gilt allerdings: „Zuerst selber denken und checken, dann KI nutzen.“ Damit werden jedenfalls Geschwindigkeit, Wissenszugriff und Transparenz wesentlich verbessert – ein digitaler Rückenwind für agiles Arbeiten.

Die AGES MEA hat ihr Rapid Solution Team rund um die CONEVO Entwicklungshebel für Adaptive Organisationen aufgebaut und ist ein schönes Beispiel dafür, wie sie in der Praxis wirken – und wie Organisationen dadurch schneller, smarter und resilienter werden.